Dinamizar a consulta dos registros funcionais, agilizar as atividades e recuperação das informações e garantir a preservação da memória através da conservação dos documentos, são alguns dos parâmetros que norteiam as mudanças que estão sendo realizadas nos assentos funcionais dos servidores da Universidade Federal Rural de Pernambuco(UFRPE), através do Departamento de Administração de Pessoas da Superintendência de Gestão de Desenvolvimento de
Pessoas (SUGEP).
Estas mudanças seguem as diretrizes da Portaria Normativa Nº 4, de 10 de março de 2016 que visa criar o Assentamento Funcional Digital – AFD para os servidores públicos federais efetivos, comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civis da Administração Federal - SIPEC
Segundo Jefferson Higino técnico em Arquivo e Roberto Gonçalves e chefe da Divisão de Registro
Funcional (DRF/SUGEP), divisão responsável pelo acondicionamento das pastas, para proceder à digitalização e os documentos serem acessados de forma ágil no ambiente digital é pertinente uma organização no suporte papel dentro dos preceitos da Arquivologia, assim vamos garantir o acesso à informação, subsidiar a tomada de decisão, resguardar os direitos, deveres e a memória do órgão e de seus agentes.
São quase 5.000 mil assentamentos funcionais sendo acondicionados em pastas arquitetadas com uma durabilidade maior, agrupando os documentos de acordo com sua proveniência e atividades geradoras. Além disso, os documentos estão sendo higienizados, com a retirada de clipes de metais sendo substituídos por materiais de plásticos para não oxidar e garantir uma preservação maior.
Para a Superintende Patrícia Gadelha com a organização dos assentamentos dentro dos princípios da Arquivologia garantimos uma sistematização e dinamização dos documentos, assegurando uma qualidade na busca e procedimentos das atividades entre os servidores da UFRPE.
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